科學(xué)辦公 精益求精——米易項(xiàng)目部將網(wǎng)絡(luò)引入工程管理
我公司承建的米易縣麻隴至晃橋引水工程I標(biāo)段全線長(zhǎng)21.6km，其中暗渠長(zhǎng)16.4km，引水隧洞長(zhǎng)5.2km，渡槽工程6座，取水壩4座。整個(gè)工程順山勢(shì)盤旋，曲折蜿蜒在崇山之間。本工程屬于典型的點(diǎn)多面廣線長(zhǎng)工程，從一個(gè)作業(yè)面至另一個(gè)作業(yè)面行車時(shí)間少則半個(gè)小時(shí)，多則一個(gè)半小時(shí)。作業(yè)面有的在山腰陡坡之上，有的在山頂之巔，有的在谷底之中，施工現(xiàn)場(chǎng)管理人員和項(xiàng)目部之間主要靠電話或微信聯(lián)系。每到月底制作工資表和進(jìn)行班組結(jié)算時(shí)，項(xiàng)目部都要通知各個(gè)作業(yè)面的現(xiàn)場(chǎng)管理人員報(bào)送考勤報(bào)表和工資、進(jìn)度、消耗材料用量等。由于作業(yè)面較多且距離較遠(yuǎn)，報(bào)送的時(shí)效性較差，且報(bào)送過來的單據(jù)都是現(xiàn)場(chǎng)管理人員手寫的，匯集到項(xiàng)目部的材料，項(xiàng)目部人員有不明白的要反復(fù)打電話詢問，或微信發(fā)照片交流溝通，每次工作前后都要?dú)v經(jīng)不斷反復(fù)。為了提高項(xiàng)目部的管理效率，節(jié)省每次報(bào)送材料來往的麻煩，同時(shí)也為了能更加有效的搜集現(xiàn)場(chǎng)資料，項(xiàng)目部通過研究決定，將網(wǎng)絡(luò)引入到工程管理之中，提高信息搜集的時(shí)效性和便捷性，以達(dá)到資源共享，信息在線編輯實(shí)現(xiàn)共同辦公的目的，徹底改變項(xiàng)目?jī)?nèi)部信息不均衡的現(xiàn)狀。由于施工現(xiàn)場(chǎng)沒有計(jì)算機(jī)和寬帶網(wǎng)絡(luò)，充分利用現(xiàn)場(chǎng)管理人員的智能手機(jī)進(jìn)行辦公成為唯一可供選擇的方式。經(jīng)過項(xiàng)目部人員的不斷探索終于找到了解決問題的方式。
現(xiàn)場(chǎng)工作人員在工作過程中會(huì)拍攝很多現(xiàn)場(chǎng)照片，但是有限的手機(jī)內(nèi)存為現(xiàn)場(chǎng)施工管理人員帶來了不小的困擾，為解決照片占用手機(jī)內(nèi)存的問題，項(xiàng)目部申請(qǐng)了天翼云盤賬號(hào)，所申請(qǐng)賬號(hào)云盤容量為10T，該賬號(hào)為公共賬號(hào)。項(xiàng)目部為每個(gè)管理人員在公共賬號(hào)內(nèi)創(chuàng)建了自己的文件夾，管理人員可以隨時(shí)將自己工作中拍攝照片上傳到自己的文件夾中，供項(xiàng)目部所有人員共享。這就方便了項(xiàng)目部搜集各種影像資料，天翼云盤還可以保存工程施工過程中的所有文檔以及將來的竣工資料，有效防止現(xiàn)場(chǎng)人員不斷刪除手機(jī)中工程照片造成前期照片丟失的問題，也解決了現(xiàn)場(chǎng)人員手機(jī)內(nèi)存不足的頭疼問題。即便多年以后還可以隨時(shí)在云盤找到工程的相關(guān)資料，極大的提高了工程資料的完整性、安全性和持久性。
但是天翼云盤雖有強(qiáng)大的資源共享功能，卻不能滿足施工現(xiàn)場(chǎng)管理人員手機(jī)辦公的要求。為了彌補(bǔ)天翼云盤在辦公上的缺陷，項(xiàng)目部希望能找到可以在線辦公的平臺(tái)，但是功能強(qiáng)大的在線辦公平臺(tái)都是針對(duì)企業(yè)提供的付費(fèi)服務(wù)，對(duì)于一個(gè)工程項(xiàng)目來說顯得沒有這么大的必要。在經(jīng)過多個(gè)平臺(tái)和云服務(wù)的對(duì)比篩選后，項(xiàng)目部最終選定了有道云筆記這個(gè)平臺(tái)。該平臺(tái)雖不具備強(qiáng)大的儲(chǔ)存功能，卻具有簡(jiǎn)單的在線編輯保存文字和表格的功能。項(xiàng)目部根據(jù)其具有簡(jiǎn)單文字編輯功能，將所需要搜集的信息在計(jì)算機(jī)上繪制成表格，并將表格發(fā)到平臺(tái)上公共賬號(hào)每個(gè)管理人員的文件夾內(nèi)，現(xiàn)場(chǎng)管理人員在手機(jī)上登錄有道云筆記APP，根據(jù)表格提供的項(xiàng)目每天按時(shí)填寫保存即可。公共賬號(hào)一個(gè)明顯的優(yōu)點(diǎn)就是每天項(xiàng)目部主要管理人員可以隨時(shí)關(guān)注信息是否及時(shí)填寫，能起到很好的督促監(jiān)督作用。
為提高公共賬號(hào)內(nèi)資料的安全性，我們?cè)O(shè)置了閱讀密碼，并要求所有項(xiàng)目部人員嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)對(duì)外泄露賬號(hào)和密碼，任何人不準(zhǔn)私自刪除平臺(tái)上的文件?，F(xiàn)場(chǎng)管理人員每天只需在手機(jī)上登錄有道云筆記公共賬號(hào)，進(jìn)入自己文件夾內(nèi)編輯本人負(fù)責(zé)作業(yè)面的文檔并保存，每到月底項(xiàng)目部可以直接在計(jì)算機(jī)上登錄公共賬號(hào)以word的形式導(dǎo)出該文檔，提取所需要的信息：結(jié)算人員可以直接根據(jù)表內(nèi)的信息編制班組結(jié)算單；資料員也可以直接提取信息編制施工月報(bào)；材料員能提取信息進(jìn)行月底材料匯總；辦公室人員也可以每天直接提取信息寫施工日志；安全工程師也能很方便的提取信息與每個(gè)洞口作業(yè)班組及炸材公司進(jìn)行炸材用量核對(duì)。相比于之前現(xiàn)場(chǎng)管理人員要根據(jù)項(xiàng)目部每個(gè)部門的要求報(bào)送資料，效率和準(zhǔn)確性有了很大提高，也有效避免之前因手寫材料導(dǎo)致的各部門人員理解出現(xiàn)偏差的問題。為方便現(xiàn)場(chǎng)管理人員手機(jī)操作，將表格內(nèi)提前填上相應(yīng)的日期和常用項(xiàng)目名稱簡(jiǎn)稱，手機(jī)界面無論怎么瀏覽都能很方便的找到自己想要編輯的表格，先刪除表格事前填寫的內(nèi)容再編輯上自己需要填寫的內(nèi)容保存即可。這樣有效避免了因手機(jī)屏幕小而找不到對(duì)應(yīng)表格問題的出現(xiàn)，在表格上預(yù)留有幾列沒有標(biāo)注材料名稱的空格，方便項(xiàng)目管理人員根據(jù)實(shí)際情況填寫不常使用的材料名稱。有道云筆記不但方便現(xiàn)場(chǎng)管理人員為項(xiàng)目部提供信息帶來便利，還能為項(xiàng)目部和現(xiàn)場(chǎng)管理人員的進(jìn)行信息核對(duì)帶來很大的方便，有效避免了之前的電話、微信或qq發(fā)照片低效率溝通的弊端。
為更好的讓項(xiàng)目部人員和現(xiàn)場(chǎng)管理人員能夠熟練應(yīng)用以上兩個(gè)軟件，項(xiàng)目部于2017年8月29日下午召開會(huì)議，對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)。隨著大家對(duì)兩個(gè)軟件的不斷熟練，相信米易縣麻隴至晃橋引水工程項(xiàng)目部的管理效率會(huì)不斷提高，項(xiàng)目部也會(huì)在網(wǎng)絡(luò)化辦公的道路上不斷探索，為工程管理效率的提高不斷探索出新的方法。
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